Siyasa records management kungiyar: Gost, umarnin, takardu, dokoki. Jagorori don Siyasa records management

Siyasa records management dokoki dauke da key bukatun aiki tare da takardun da kayan ba da hannu a cikin halin yanzu ayyukan kamfanin. Suna tsara daidai da ba kullum tsarin, kullum ikon yinsa aiki, tari da kuma ajiya na bayanai. Key sharuddan amfani da tsarin na sets Standard for Siyasa Records Management. Lokacin Shirin zanen su a cikin asusun advancements a cikin yin amfani da fasaha da kuma ci gaba na fasaha. Ka yi la'akari da karfafa tushen Siyasa records management.

abin da ya faru

Jagororin don Siyasa records management shafi hukumomin gwamnati. Suna kuma da ake bukata domin kasuwanci tsunduma a wasu iri aiki. A musamman, da sharu a cikin wani bangare na bayanin, rajista, da adana da kuma yin amfani da takardun na Siyasa asusu na Rasha Federation, ake magana a kai a jihar dukiya.

Subdivisions na aluma, aiki tare da film, phonographic, video, hotuna, maps, kimiyya da fasaha, telemetry bayanai, kula da kayan abinci ya tashi a shiryawa da kuma bayar da rahoto.

The wajibi da hakkin ya kafa kungiyoyin a archives na wucin gadi ajiya na takardun da RF AF samar da tushen aluma dokokin (daga shekarar 1993), da matsayin (daga shekarar 1994, kuma daga shekarar 1998, bi da bi.). Dokokin tsarin samar da doka ayyukan yankin muhimmancin. Dauke da dokoki ba su shafi takardun, aikin da ake kayyade ta Tarayya Dokar № 5485-1 da kuma shugaban umurnin № 1203 daga 30.11.1995, da

ƙarshe

Shi ne tsanaki ƙari na shirin tushe na sha'anin raka'a. Daukana hada da kayyade:

1. Sources.
2. Abun da ke ciki na kayan da za a samu.

Kamar yadda wani ɓangare na wannan aiki ne da za'ayi kai tsaye canja wurin da takardun zuwa ga archive. Kamar yadda kafofin su ne:

1. sha'anin raka'a.
2. Jiki mutane.
3. Ƙarƙashin tsarin.

A abun da ke ciki na kayan

domin Siyasa records management umurci buga cewa saye da aka yi na dan lokaci (sama da 10 shekara) lokuta da kuma m ajiya. Har ila yau, ya takaita bayani a kan sandarsa. Lokuta inda shiryayye rayuwar kasa da shekaru 10, kamar yadda mai mulkin, da archives ba canjawa wuri. Su suna kunshe a cikin dacewa sassa na sha'anin. A karshen shiryayye rayuwa irin wannan abubuwa ne da za a hallaka. Details na mutum halayyan ake daukar kwayar cutar a request daga mai shi. Daga bisani, aka aika zuwa Jihar Archives ga m abun ciki. Canja wuri da za ta zama kayan Enterprises precursor da kuma narkar ƙarƙashin Tsarin.

Siyasa records management da kuma nomenclature

Izini ma'aikata yin aiki tare da sha'anin bayanai kayan, sa tsanaki jerin lokuta. Ya kira nomenklatura. A da samuwar nuna shiryayye rai na kayan. domin Siyasa records management manual zayyana izini division saka idanu da kuma sauƙaƙe sabis arziki a cikin Shirin zanen na nomenclature. -Din-din jerin hidima a matsayin dalilin samuwar inventories na bayanai kayan na dindindin da kuma wucin gadi (har zuwa shekaru 10) ajiya. Nomenclature ne kuma manyan lissafin kudi daftarin aiki. Yana da ake amfani da rajista lokuta da wucin gadi ajiya, ciki har da wani lokaci na kasa da shekaru 10. The kafa nomenclature amfaninsa makirci iya amfani da lokacin da yake bunkasa katin fayil ayyukan yi.

rarrabuwa

Tsayawa Siyasa records management ne da za'ayi a iri uku nomenclature:

1. Hankula.
2. Exemplary.
3. Mutane daya-daya (ga wani kamfanin).

A farko kayyade abun da ke ciki na kayan generated a kama cibiyoyin. Standard nomenclature aka dauke su a kullum daftarin aiki. M amfaninsa kayyade m abun da ke ciki na bayani kayan for Enterprises cewa an rufe ta da aikin, na nuna da index. Yana yana da wani recommendatory hali. Wadannan iri amfaninsa amfani a cikin samuwar mutum fuska da kuma canjawa wuri zuwa da shi ba tare da canje-canje.

shirye-shiryen da Features

A takardun for Siyasa sha'anin records management systematized a cikin wajabta form daidai da nomenclature tsarin raka'a. A karshen kamata a amince da sanya hannu a kan shugabannin.

A nomenclature na sha'anin da aka sanya a cikin general form. An baqaqen da shugaban Rumbun ko da mutum a cikin cajin, sa hannu da shugaban sabis arziki ko wani izini ma'aikaci. Nomenclature dole ne a amince da gwani hukumar, sa'an nan amince da darektan kamfanin. Bayan dauke da fitar wadannan hanyoyin shugabannin tsarin ƙungiyoyin sha'anin samar da wani tsantsa daga cikin dacewa sassan.

A nomenclature ga zuwan shekara kafa a karshe kwata na yanzu lokaci. Harmonization ne da za'ayi akalla 1 lokaci a shekaru 5. Idan ka canza tsarin da kuma ayyuka na sha'anin, wani sabon nomenclature.

A hanya domin Tattara bayanan harkokin

Formation kira ra'ayoyi Ayyukan Manzanni yi daidai da nomenclature. Siyasa records management kungiyar hada da amfaninsa bayanai daidai da sunan fayil. Ba a halatta ra'ayoyi na Kwafin kofe da kuma zayyana. A ware ne high-darajar motocin. Dole ne ba za a sanya shi a cikin wata takarda fayil da za a mayar da su.

Kasancewa Siyasa rikodin kiyaye da aka yi a wani Karkasa handling kayan sabis bayanai arziki, da kuma a rarraba - biyu tsarin raka'a, da kuma na sama division. Ra'ayoyi aka yi a karkashin kai tsaye dubawa na mutum alhakin kare lafiya na ajiya kafofin watsa labarai. Idan dole, zai iya zama da hannu ma'aikata na jihar Amsoshi.

key bukatun

Siyasa records management ne da za'ayi a daidai da bukatun da dokokin. A kafa manyan fayiloli da bayanai dako bukatar hadu da wadannan bukatun:

1. Materials for wucin gadi da kuma m ajiya suna harhada dabam.
2. The fayil ne kunshe a daya kwafin kowane daga cikin takardar.
3. The fayil ya kamata ba kayan daya kalanda shekara. Wannan tsari, duk da haka, akwai ban. Wadannan sun hada da:

• sirri fayiloli, wanda aka kafa a kan dukan tsawon na dacewa da ma'aikaci.
• kayan da Tsarin zabe zaunannun kwamitoci da su, mataimakin kungiyoyin, regimented a cikin tsawon taro.
• Takarda makarantu, hukuncin kisa da kuma harhada a wata makaranta shekara.
• Theatrical kayan, characterizing cikin ayyukan da kakar.
• tarihi, da sauransu.

The fayil dole ne kasa da 250 zanen gado a wani kauri ba fiye da 4 cm.

Ra'ayoyi na administrative ayyukan

Siyasa records management bukatar amfaninsa daban-daban na bayanai dako. Wadannan ciki har da sifa da administrative ayyukan. Su suna harhada bisa ga irin da Chronology na aikace-aikace:

1. A tanadi na dokoki amince da tsara ayyukan, aiki a matsayin Annexes. Suna harhada tare. Idan tattalinsu, da dokoki, da dokoki, da aka amince da matsayin raba ayyukan, systematize su a cikin mutum lokuta.
2. Umarni da kuma yanke shawara na sama Tsarin for su aiwatar suna harhada da yankunan da sha'anin.
3. Umarni game da ma'aikata, systematized bisa ga riƙewa lokaci. Tare da babban girma da bayani kayan kuxi ayyukan a kan daban-daban tarnaƙi na kamfanin, kungiyar dabam.
4. Oda a cikin yankunan da key na aiki suna systematized dabam daga ayyukan a kan sandarsa. Alal misali, domin na Siyasa records management ne kunshe a cikin wannan fayil, da kuma ganawa da shugaban division alhakin - zuwa wani.
5. Amince da iyaka, rahotanni, kimomi, itemized lists, da tsare-tsaren da sauransu. An harhada dabam daga gare su da ayyukan.
6. Location of takardu a cikin sirri fayiloli ne da za'ayi a cikin tsari da aka samu.
7. Facial ma'aikatan la'ada takardar kudi systematized a raba manyan fayiloli. Suna shirya a Tsarin Harafi Bayan Harafi.
8. Gunaguni, shawarwari, koke-koken jama'a game da ayyukan da na kamfanin, records na shawara da kuma aiwatar da aka harhada dabam daga gunaguni na mutane ga sirri da al'amura.
9. Systematics na rubutu da aka yawanci za'ayi a kalanda lokaci a shekara-shekara domin. A wannan yanayin, da amsoshi an sanya bayan da tambayoyi. A hali na sabuntawa na rubutu a kan wani keɓaɓɓen batu, wanda ya fara a cikin shekara ta gabata, da takardun kunshe a cikin fayil na yanzu lokaci. A wannan yanayin na nuna index na baya shekara.

Yin bayanai dako yarda, don ajiya

Siyasa records management samar da wani yawan bukatun ga tsarin raka'a, aiki tare da takarda takardun. Yin dako iya zama m ko complete. Ya dogara da ajiya lokaci. Cikakken rajista ne da za'ayi game da wucin gadi takardu (a kan shekaru 10), wani m abun ciki, kazalika da ayyukan a kan sandarsa. Ya unshi:

1. Hardcover / m fayil.
2. Lambobin da zanen gado.
3. Jawo sama da page-shaida.
4. Samuwar ciki kaya idan ya cancanta.
5. Yin sabawa zuwa cikakken bayani game da murfin takardar. Suna iya shãfe sunan da sha'anin, da rajista yawan manyan fayiloli, matsananci kwanakin, da sauransu.

Materials for wucin gadi ajiya, ciki har da wani lokaci na kasa da shekaru 10, da kusaci a sashi ba. Saboda haka, ba a yarda a gudanar da wani amfaninsa Securities a cikin fayil, ba ya ƙidaya lists, kada da kasance daga tabbacin lakabin.

nuances

Siyasa records management - wani aiki a cikin abin da kwararru samar da ba kawai aminci bayanai dako, amma kuma damar da za su yi aiki tare da su ya kamata bukatar tashi. Don wannan karshen, ayyukan da ke cikin babban fayil, yi ta hudu huda a kwali murfin. Suna kuma yarda su ɗaure la'akari da yiwuwar karanta texts, shawarwari, kwanakin na da tafiyarsu a dukan takardun.

A shirye-shiryen da ra'ayoyi dukkan karfe fasteners an cire. Materials yi nufi ga m ajiya da kuma kunsha na musamman muhimmanci ko unformatted ayyukan suna kunshe a cikin manyan fayiloli gated uku-bawul da kirtani ko a musamman kwalaye.

Lokacin da ba a unclaimed takardun na sirri halitta (aikin littattafai, cards, soja cards, da dai sauransu). Suna sa a raba ambulan kuma yi shi da sauran kayan. A ƙarshen fayil dole ba wani m takardar-shaida. A farkon da fayil sutured form don ciki kaya. Don tabbatar da kare lafiya da kuma tsari na tsari na kowane takardar takardar ƙidaya tare da Larabci numerals. Wannan mulki ba su shafi page, da kuma shaida siffofin for kaya. Number aka sa a fensir a cikin sama dama kusurwa.

Takardar shaida-

An sanya bisa ga tsari. Yana dauke da kalmomi da kuma Figures:

1. Number of zanen gado tare da ƙidãya.
2. Yawan shafukan da ciki kaya.

A takardar-shaida ma ta tanadi lambobi bayani dalla-dalla. A musamman, domin sanin ko akwai lettered fihirisa, samarwar lambobin, page lambobin da glued hotunan, manyan format pages, da sauransu. Bugu da kari, a kan takardar nuna gaban bugu brochures a cikin fayil, idan sun ba da alama a cikin babban ƙidãya. Sheet-shaida vised tarawa. M canje-canje a cikin matsayi da kuma abun da ke ciki na manyan fayiloli ya kamata a alama a gare shi tare da tunani da dacewa ayyukan. An ba a yarda yi takardar-shaida a kan muƙamin shafi na wani fayil, ko a net yawa na karshe page da daftarin aiki in shi.

ciki kaya

An kafa domin ajiya da kuma lissafin bayanai kayan lokaci (sama da 10 shekara) da kuma ci gaba da abun ciki. Ciki kaya kamar yadda harhada ga harkokin kasuwanci halitta iri na takardun, sunayen sarauta na wanda da abinda ke ciki da aka ba bayyana. A tsari kamata gabatar da bayanai a kan serial lambobi na kai hare-hare a cikin fayil fihirisa, titles, kwanakin, da kuma shafi na lambobin.

Domin ciki kaya a haɗe summary rikodin. Yana fada a cikin mutane da kuma kalmomi da yawan takardun hada da shi, kazalika da yawan zanen gado kafa shi. Ƙusa a ciki kaya tarawa. Idan wani fayil aka daure ko stapled ba tare da tsari, da harhada jerin ne a haɗe zuwa ciki na gaban murfin.

Canje-canje a cikin abun da ke ciki na kayan kamata a nuna a cikin fayil "Notes". Musamman shi yana nufin da kau, sauyawa daga takarda kofe, ciki har da ƙarin takardu a cikin wani babban fayil. A daidai wannan lokaci sa saukar nassoshi da dacewa ayyukan. Idan ya cancanta, za a iya kafa da sabon shigarwa zuwa takardar rungumar ciki kaya, kazalika da rubutu na shaida fayil.